Email, laporan, posting blog, tweet, artikel – apa pun yang Anda tulis di tempat kerja bisa menjelaskan banyak hal tentang Anda dan bisnis Anda. Jelas, menulis dengan relevan membuat orang datang kembali untuk berkunjung pada situs web atau akun media sosial, bahkan membeli produk yang anda tawarkan.
Sebaliknya, apabila anda menulis dengan rumit atau suram, maka: Orang menghilangkan, matikan, dan menjauh.
Dalam bisnis, memahami target pasar Anda adalah kunci keberhasilan. Menulis dengan efektif juga memiliki kunci yang sama. Menulis efektif dimulai dengan mengetahui apa yang benar-benar disukai pembaca atau pengikut media Anda.
Penelitian terbaru di Amerika Serikat terkait seberapa melek huruf orang dewasa, menunjukkan bahwa 43% orang dewasa memiliki nilai standar atau di bawah standar dalam hal keterampilan keaksaraan. Tentu kita tahu bagaimana kualitas literasi masyarakat Indonesia. Berdasarkan studi “Most Literred Nation in the world 2016”, minat baca di Indonesia menduduki peringkat 60 dari 61 negara.
Dalam penelitian ini dijelaskan pula bahwa, orang-orang dewasa ini, bahkan akan sulit untuk memahami bahasa pada tagihan rumah tangga, atau kemasan makanan. Apa artinya untuk tulisan bisnis yang akan Anda tulis?
Sederhananya, jika Anda sedang berbicara kepada khalayak umum, Anda perlu untuk membuatnya mudah dimengerti
Trik menulis efektif tergolong mudah diserap atau dipahami. Hal ini sesuai bagaimana orang membaca (scanning) dan kecepatan mereka dalam membaca. Kalimat pendek, kosa kata umum, dan format yang jelas adalah cara yang bagus untuk membuat konten yang mudah dicerna.
Cara membuat tulisan Anda lebih mudah dibaca
Kabar baiknya adalah, Anda mungkin sudah memiliki keterampilan untuk menulis secara efektif. Karena membuat tulisan menjadi mudah dipahami tidak memerlukan trik yang ribet atau beragam teori akademis. Proses ini hanya tentang proses mengupas kompleksitas dan mengolahnya menjadi pesan yang mudah dipahami.
Mike Reed, seorang co-founder dan direktur kreatif di Reed Word, Salah satu perusahaan kreator bahasa merek (brand language) terlengkap di dunia, menuliskan beberapa tips berikut supaya tulisan anda lebih mudah dibaca:
Berbicaralah sebagai manusia, bukan bisnis
Menulis tulisan bisnis tradisional banyak terkendala oleh formalitas yang kaku. Bagaimana memperbaikinya?
Menulislah dalam bahasa atau posisi orang pertama. Trik ini membuat tulisan lebih terasa personal dan mengundang dibandingkan dengan gaya komunikasi orang ketiga (third person), yang terkesan dingin.
Berikut sedikit contoh klasik perusahaan yang menggunakan gaya bahasa orang ketiga (third person): “Humbert & Herbert adalah agen real estate perumahan yang akan memberikan penawaran kepada pelanggannya dengan ramah, jelas, dan langsung.”
Bila dirubah menjadi gaya orang pertama, kalimatnya menjadi lebih hangat: “Kami akan memberikan saran pembelian rumah yang anda perlukan dengan ramah dan jelas.”
Jangan takut untuk memulai kalimat dengan imperatif seperti “Dapatkan,” “Unduh” atau “Mari bergabung.” Atau konjungsi (seperti contoh di atas). Hal itu membuat untuk pesan menjadi lebih jelas, tulisan menjadi lebih menarik. Dan begitulah bagaimana kita berbicara dalam kehidupan sehari-hari.
Cara terbaik untuk menyingkirkan gaya bicara kaku perusahaan (corporate-speak) adalah dengan membaca tulisan Anda dengan suara keras. Jika itu terdengar alami (atau malah canggung) kepada Anda, maka kemungkinan besar akan terdengar sama untuk pembaca Anda.
Hilangkan Kompleksitas
Seringkali, kita menggunakan ekspresi kompleks di luar kebiasaan. Kita mungkin lebih memilih berbicara kalimat “masalah yang berpotensi berdampak pada keberhasilan menyelesaikan merger”. Kalimat tersebut tentu berbelit, sedangkan anda bisa memilih menggunakan bahasa:
“hal-hal yang dapat mempengaruhi merger”.
Bahasa berlebihan akan membingungkan. Ia meninggalkan pembaca dalam situasi dingin dan berpotensi bingung.
Jadi pilihlah kalimat pendek, gunakan kata-kata yang lebih akrab, hilangkan kerumitan. Dan jelaskan hal-hal dengan cara yang semua orang akan mengerti.
Buat Konten Anda jadi Enak Dipandang
Hari-hari ini, sebagian besar tulisan Anda akan dibaca di layar -kemungkinan besar layar ponsel yang kecil- melalui email dan media sosial. Orang-orang yang membacanya akan terganggu, sibuk, dalam perjalanan. Itu sebabnya membuat konten yang enak dipandang menjadi sangat penting. Ini adalah bagaimana Anda dapat menangkap perhatian pembaca -dan menyimpannya dalam ingatan mereka.
Penelitian Jakob Nielsen, seorang ahli terkemuka dunia pada kegunaan web, menjelaskan fungsi ini. Dalam publikasinya tahun 1997 tentang bagaimana pengguna media atau masyarakat membaca web, Nielsen menemukan bahwa hanya 16% orang yang membaca setiap kata dari teks. Sebagian besar lainnya dari kita hanya men-skip tampilan pada layar, sekedar memilih kata-kata dan kalimat tertentu.
Coba gunakan subjudul yang informatif, poin-poin, diagram dan tabel untuk mengarahkan pembaca sibuk meneliti pesan penting Anda. Kalimat pendek dan paragraf pendek juga membantu. Aturan praktis yang baik adalah “satu pikiran per kalimat.”
Terlalu banyak ide yang saling terkait dalam satu kalimat akan membuat pembaca tersesat.
Langsung pada Tujuan (to the point)
Jangan berasumsi semua orang terpikat dengan apa yang Anda katakan. Beritahu orang sibuk apa yang mereka perlu tahu di bagian depan tulisan, dan mereka akan terus membaca.
Berpikirlah seperti seorang jurnalis: Apa informasi utama yang perlu diketahui oleh pembaca Anda?
Tuliskan hal tersebut di bagian awal. Kemudian bangun secara berurutan poin-poin yang paling penting di bagian atas.
Visualisasikan pembaca Anda dan menulislah untuk mereka
Sebelum Anda mulai menulis, berimajinasi dan berpikirlah hati-hati tentang kepada siapa Anda menulis. Bahkan jika tulisan itu berupa email kepada 5.000 orang, bayangkan Anda sedang menulisnya untuk hanya satu orang. Siapa mereka, dan apa yang benar-benar mereka inginkan dari email ini?
Warren Buffett, Chairman dan CEO Berkshire Hathaway, masyhur pernah menulis surat tahunan perusahaan dengan memikirkan saudara-saudara perempuannya , Doris dan Bertie. Mereka cerdas, tapi tidak ahli dalam berinvestasi atau keuangan. Dengan memikirkan keduanya, Buffet mampu menulis pesan surat itu menjadi lebih tepat, dapat diakses dan informatif.
